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专家视点信息系统选型策略与技巧

发布时间:2019-11-21 11:30:07

信息化对于许多用户来说,可能更多地意味着信息系统的选型,而需求分析、系统规划、方案评估往往被忽略。因为信息系统选型最直接、最容易被用户理解,所以在许多用户眼中,信息化几乎可以与系统选型划等号。除了系统选型外,其他事情都可以由供应商或实施商去完成。这也就不难理解大部分用户在准备信息化时,往往都异常重视系统选型了。

客观地看,系统选型固然重要,然而我们需要提醒用户的是,系统选型应该结合整个信息化建设整体环节来考虑,尤其是要基于需求分析和系统规划来统筹安排。

概念与范畴

在我们讨论系统选型的策略之前,有必要更完整地理解系统选型的概念及其如何更好地开展系统选型工作。

首先,什么叫系统选型?

对于这个问题,我们可以这样来理解:系统选型是指准用户在拟上新信息系统前,基于客观的需求分析和系统规划,结合信息化投入预算和对市面上主要系统产品和供应商进行调查、比较、分析和评估,最后选择其中最适合自身需求和特点的产品。

这里有五个关键要素:系统选型只适用于拟上新信息系统的准用户,而系统改造、系统升级、系统自行开发、系统委托开发均不属于系统选型;系统选型的前提是,必须具有明确的需求分析和完整的系统规划,也只有在此基础上,系统选型才能做到有的放矢、富有针对性;系统选型不能不考虑信息化预算,不同的预算等级会对系统选型的范围和方向造成重要影响;系统选型的主要工作是对市面上主要相关产品以及其供应商作调查分析和比较,在综合各方面关键指标的基础上全面衡量其优劣;系统选型的核心要素必须最适合用户的需求和特点,包括经济性、技术先进性、稳定性、可扩展性、安全性、针对性等一系列要求。

其次,系统选型选什么?

这个问题其实是指如何明确系统选型的目标域。对这个问题最准确的理解是:对规划的信息系统相关软件、硬件和网络设备及其连接方式进行优选。这里需要提醒大家注意的是,系统选型不仅仅是选产品、选设备,同时还要选集成它们于一体的连接方式。因为系统是一个整体、集成的概念,而不是软件、硬件和网络的简单叠加。当然,更广义地理解系统选型,还意味着选这些产品、设备乃至连接方式的提供商和服务商。所以系统选型,这个“型”意义很丰富。

策略与步骤

系统选型常用策略有很多种,不同的出发点可能有不同的选择。不论选择哪种选型策略,大致都有一个基本的工作流程。

按系统选型过程中主导因素的不同,可以有多种策略,如用户主导型、集成商主导型、供应商主导型、第三方咨询监理商主导型、混合型等。

按系统选型过程中时空因素的不同,也可以有多种策略,如整体规划、一次选型;整体规划、分期选型;分期规划、分期选型等。

按系统选型过程中采用形式的不同,可以选用不同策略,如选型小组定向考察、专家咨询、招标、竞争性谈判等。

对于CIO来说,要尽可能地了解可供选择的常用选型策略,然后依据选型五要素全面均衡,以选择最适合企业的选型策略。

然而,无论选择哪种选型策略,都有一个基本的工作流程。一般来说,这个流程通常包含如下步骤:

1.成立选型工作领导小组。

这个小组应该由企业一把手或主管副总担任组长,由CIO(信息主管)担任执行组长或常务副组长。小组成员不必过多,一般5~7人。小组成员组成应该至少有三个方面人员,即技术人员、业务人员、管理者代表(包括财务人员)。有些大企业,还经常会再组成一个由专家组成的选型工作咨询小组,来作为选型领导小组的决策参谋。这个小组通常也要由信息技术专家、管理咨询专家等不同类型人员组成,以达到优势互补的目的。

2.作供应商及其相关产品调研。

在调研时,首先要确定调研范围和方向。一般系统选型按照选型类别可分成软件选型和硬件及网络选型。在确定调研范围时,没有必要列出所有供应商和所有品牌,通常列出相关领域前5名的供应商及其产品作为考察对象即可,最多不超过10名。但有一点可能需要特别考虑,比如行业用户在选软件时,不仅仅要调研该软件综合排名前5强,还应该注意针对本行业专门的行业软件开发商,他们或许综合排名不能进入前5名,但在本行业,他们往往有更高的应用比率。在确定考察对象后,就要重点关注考察要素。

一般产品的考察要素有技术先进性、功能完整性、性能稳定性、系统安全性、可扩展性、开放性、价格合理性等;而供应商的考察要素有市场占有率、品牌知名度、公司商业信誉度、研发实力、服务能力、成功案例、类似项目成功率等。在设置这些考察要素的同时,需要确定不同要素在总体考察指标体系中的权重和分值。

3.对供应商及其相关产品进行权衡评估。

基于调研成果,依据设定的评价指标,进行综合比较和评估。根据评估值进行排队,一般综合得分前3名者作为重点对象,进入下一步详尽商谈中。也可以采用定向邀请参加投标或竞争性谈判。

4.详尽商谈和定向考察。

在该阶段,基本确定了重点潜在目标,需要对其做进一步详细接触和针对性评估,包括要求其提供项目建议书和解决方案书,以及产品演示等。该阶段关注的是关键评价指标和应用指标。

5、商业性谈判和签约。

基于详尽定向考察后,接下来就可以进入商业谈判阶段(包括评标、开标),重点关注实施服务条款和商业条款。最后锁定供应商及其产品并进行签约。

应注意的问题

系统选型对于企业信息化来说,非常重要。因为与其说是在选产品,还不如说是在选合作伙伴。就像人的婚姻,是一辈子的事情,需要特别谨慎和小心。

信息化对企业来说,也是需要持续建设的。选错了合作伙伴,不仅仅会导致投资损失,更重要的是导致系统失败、企业管理和业务变革上的紊乱和企业商机的丧失。因此从这个角度来看,我们建议要高度重视企业信息化选型,确保客观公正,最好请权威的第三方咨询监理来帮助企业把关。

此外,系统选型,是要为整个系统规划和体系服务的,因此切忌零敲碎打。要坚持从整体规划和系统设计出发,尽量保持延续性和系统的衔接性。

最后,需要特别提醒CIO的是,系统选型只是信息化建设过程中的一个层面。系统在某种程度上是死的,而人是活的。系统选型的成功并不意味着信息化的成功。关键是系统的各层次使用者如何接受系统的运行模式和管理理念,如何与之保持很好的融合。观念改造和习惯的变更不是系统选型所能伴生的。在选型过程中,有些东西也许是可以灵活变更的,但有些东西是必须坚持的,比如规划和需求。

许正文:

1973年生,在企业管理和企业信息化方面卓有研究,对IT渠道和软件产业有深刻理解。为多家大中型企事业单位信息化规划与建设作过咨询顾问。多家IT媒体特约评论员。曾在着名管理软件公司负责市场策划与研究多年。自97年以来发表各类IT产业及信息化方面论文三十余篇。

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